Datenschutzerklärung

 

Datenschutzerklärung

Der Visa Handling Services GmbH (nachfolgend VHS genannt) ist der Schutz Ihrer persönlichen Daten ein besonderes Anliegen. VHS ist äußerst bemüht einen bestmöglichen Schutz im Hinblick auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, welche im Rahmen der Umsetzung der erteilten Aufträge erforderlich ist, zu gewährleisten. VHS verarbeitet die Daten von Antragstellern daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Im Folgenden wird erläutert, welche Informationen bei VHS erfasst werden und wie diese genutzt werden. 

  1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
  2. Erhebung, Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten. Art und Zweck von deren Verwendung
  3. Datenerfassung auf unserer Website
  4. Übermittlung von Daten
  5. Schutz personenbezogener Daten
  6. Information zu Ihren Rechten
  7. Cookies 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Diese Datenschutzrichtlinien gelten für die Datenverarbeitung durch den Verantwortlichen:

Visa Handling Services GmbH (im Folgenden: VHS)

Friedrichstrasse 58, 10117 Berlin

E-Mail: info@vhs-germany.com

Telefon: +49 (30) 3080 9296

Fax: +49 (30) 8145 34999

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte von VHS ist unter datenschutz@vhs-germany.com erreichbar.

2. Erhebung, Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung personenbezogener Daten. Art und Zweck von deren Verwendung.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch VHS erfolgt ausschließlich im Rahmen der Erfüllung der vertraglichen Pflichten (Bearbeitung und Weiterleitung von Visa-Anträgen an   verschiedenen Staaten) gegenüber den Antragstellern.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die zur Erfüllung dieser vertraglichen Pflichten benötigt werden, etwa Name, Anrede, Firmenzugehörigkeit, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse, bestellte Produkte, Rechnungs- und Zahlungsdaten. Die Erhebung dieser Daten ist für den Vertragsschluss erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) EU-DSGVO.

Art und Umfang der Verarbeitung, Übermittlung und Speicherung der entsprechenden Daten richtet sich dabei nach den Anforderungen der zuständigen Visastelle. Auf die diesbezüglichen Anforderungen durch die Visastelle des jeweiligen Landes hat VHS keinen Einfluss wird Sie aber selbstverständlich vorab soweit möglich informieren. 

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht länger aufbewahrt als dies für die jeweiligen Vertragserfüllungszwecke erforderlich ist. Daten werden grundsätzlich nach der Erbringung unserer Leistungen (in der Regel nicht mehr als 90 Tage) gelöscht. Gründe für eine längere Aufbewahrung personenbezogener Daten ist Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, behördlicher Prüfungsvorschriften und zu Beweiszwecken im Streitfalle. 

Es können folgende personenbezogenen Daten in Abhängigkeit von Reisedauer und Aufenthaltsland verarbeitet:

Name; Anschrift und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail, Fax, Website); Geburtsdatum; Staatsangehörigkeit; Geschlecht; Familienstand; Passnummer, Passausstellungsdatum, Passablaufdatum; Kategorie und Art des zu beantragenden Visums; Anzahl der Visumseinträge; Ankunft- und Abfahrtsdatum; Zweck der Reise; Reiseroute; sämtliche Daten bezüglich einer allfälligen Aufnahmeorganisation (Name und Kontaktdaten, wie Telefon, E-Mail, Fax, Website), aktueller bzw. letzter Arbeitsplatz; Informationen über die Daten von vorherigen Reisen (sofern dies für ein Visum benötigt wird); Daten einer Auslandskrankenversicherung; Aufenthaltserlaubnis und Meldezettel in Deutschland (bei Bürgern aus Nicht-EU/EWR-Staaten); unter Umständen bei langen Arbeits- oder Studienvisa eine Gesundheitsbescheinigung bezüglich des Nichtvorliegens einer HIV-Erkrankung; unter Umständen zur Befreiung von konsularischen Gebühren ein Behindertenstatus.

Datenerfassung auf unserer Website

a) Beim Aufrufen unserer Website www.vhs-germany.com werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch so genannten Server-Log-Dateien an den Server unserer Website übermittelt. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

  • Browsertyp und Browserversion
  • Verwendetes Betriebssystem Ihres Rechners
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
  • IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage,
  • Name und URL der abgerufenen Datei 

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f ) EU-DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet. 

b) Bei Nutzung unseres Anfrageformulars und unserer Online-Terminbuchung

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, mit uns über ein auf der Website bereitgestelltes Anfrageformular Kontakt aufzunehmen. Dabei ist die Angabe Ihres Namens und einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich, um diese beantworten zu können.

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit den Termin zur gewünschten Zeit online zu buchen. Dabei ist die Angabe Ihres Namens, Vornamens, Datums und Uhrzeit des Termins, Telefon, e-mail erforderlich, um den Termin im System zu speichern.

Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt. 

4. Übermittlung von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt. Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, Beantwortung von Anfragen öffentlicher Stellen im gesetzlich vorgeschriebenen Ausmaß, einschließlich dessen, den Erfordernissen der nationalen Sicherheit oder Rechtsdurchsetzung gerecht zu werden,
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist. Im zum Ausfüllen Ihres Visaantrags erforderlichen Umfang, für die Erbringung von Visadiensten. Dies schließt die Offenlegung gegenüber staatlichen Stellen in Form von Anträgen, Fotos, ggf. biometrische Fotos, und Visa. Hierzu gehört möglicherweise auch die Übermittlung erforderlichen Daten an Visastellen und Anbieter von Einladungen. 

Sofern Datenübermittlungen in Drittländern erfolgen sollen, wird im Vorfeld die Einwilligung des Betroffenen eingeholt oder es werden mit dem Empfänger die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart. Hiervon nicht betroffen ist die Weitergabe Ihrer Visaanträge an Institutionen desjenigen Staates, für welchen das jeweilige Visum beantragt wurde. 

5. Schutz personenbezogener Daten

Für die VHS hat der Schutz der personenbezogenen Daten ihrer Kunden und Partner oberste Priorität. Aus diesem Grunde ist insbesondere der Zugang zu personenbezogenen Daten bei der VHS streng reglementiert und durch moderne technische, softwareseitige sowie organisatorische Maßnahmen auf ein Minimum begrenzt. Unbefugte Zugriffe können durch diese Maßnahmen ebenso sicher ausgeschlossen werden, wie ungewollte oder zufällige Vernichtung, Veränderung, Vervielfältigung oder Übermittlung von Daten.

VHS verwendet innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

6. Information zu Ihren Rechten

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich bitte an VHS. Sollten Sie der Meinung sein, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständige Behörde in Deutschland ist die Datenschutzaufsichtsbehörde auf Landesebene.

Sie können der Verarbeitung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten durch die VHS jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Der Widerspruch muss schriftlich erfolgen und ist zu richten an VHS Visa Handling Services GmbH, Friedrichstrasse 58, 10117 Berlin. Ab Zugang des Widerspruchs wird die VHS keine weiteren Verarbeitungen oder Übermittlungen Ihrer personenbezogenen Daten vornehmen, es sei denn, dass eine solche gesetzlich vorgeschrieben oder zur Abrechnung vertraglich vereinbarter Leistungen sowie ggf. zur Verfolgung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich ist. In diesem Falle tritt an Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung. Im Falle eines Widerspruchs kann es sein, dass die VHS ihre vertraglichen Pflichten nicht mehr erfüllen kann. Die Entgeltpflicht für vereinbarte Leistungen bleibt in diesem Falle unberührt.

Die VHS erteilt Ihnen auf Antrag Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. Diese Auskunft ist für Sie kostenfrei. Der Antrag ist schriftlich zu richten an VHS Visa Handling Services GmbH, Friedrichstrasse 58, 10117 Berlin. Bitte fügen Sie Ihrem Antrag eine Kopie ihres Personalausweises oder Reisepasses zum Zwecke der Identifizierung bei.

Sie haben das Recht, Daten automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist. 

7. Cookies

Unsere Webseite, wie viele andere Webseiten, nutzt Cookies-Dateien, um das reibungslose und effektive Funktionieren der Webseite zu sichern und personalisierte Internetnutzung zu gewährleisten.

Cookies sind kleine Dateien, die von einer Webseite, die Sie besuchen, auf Ihrem Computer oder Mobilgerät (Tablett, Telefon) über den Browser gespeichert werden. Cookies beinhalten Informationen über die Internetnutzung. Dank Cookies werden Informationen unter Berücksichtigung der Bevorzugungen der Nutzer gespeichert (z. B. Anmeldedaten, bevorzugte Sprache oder andere persönlichen Seiteneinstellungen), damit die Nutzer beim Besuch oder beim Wechsel der Webseite diese nicht erneut einstellen müssen. Dadurch werden Benutzerfreundlichkeit und Optimierung der Webseite gewährleistet.

Unsere Webseite verwendet technische Cookies, die direkt für eigene Webseite (ohne Drittanbieter) mit dem Ziel genutzt werden, eine Übertragung auf elektronischem Wege durchzuführen, ausschließlich in dem Umfang, der notwendig ist, damit der Betreiber eines Informationsdienstes die explizit vom Nutzer angeforderten Leistungen erbringen kann. Technische Cookies werden nicht zu anderen Zwecken verwendet.

Session-Cookies

Diese Cookies sind erforderlich, um das reibungslose Funktionieren der Webseite sicherzustellen. Beispielsweise können Cookies die Handlungen eines Benutzers während einer Browsersitzung verfolgen und somit die wiederholten Anmeldungen beim Aufrufen der Webseite ausschließen oder erlauben es, sich für die Seiten mit eingeschränktem Zugang zu authentifizieren.

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Diese Cookies dienen der Speicherung von gewählten Einstellungen der Nutzer beim Besuch der Webseite, wie z.B. Sprache, Länderwahl usw.

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